Bedrijfssoftware updaten? Kies bewust, ook bij maatwerk software

Met wat voor bedrijfssoftware u ook werkt, het blijven bijwerken om up-to-date te blijven, is altijd nodig. Ook bij maatwerk software. Al kunt u in uw update en upgradebeleid wel keuzes maken. Maar doe dit wel bewust, want de consequenties verschillen sterk. En dat merkt u in de mate waarin bedrijfssoftware uw gebruikers en business ondersteunt. En het bepaalt ook sterk hoe veilig uw organisatie werkt. Heeft u al een keuze gemaakt?

Hoe blijft uw software up-to-date?

Of uw organisatie nu werkt met standaard, maatwerk bedrijfssoftware of een mix-vorm het moet wel regelmatig worden bijgewerkt om verbeteringen beschikbaar te maken. Van opgeloste gebreken, snelheidsverbeteringen en datalekken die gedicht zijn tot oplossingen voor andere beveiligingsproblemen of het beschikbaar maken van nieuwe features voor gebruikers. En soms komt er een grote nieuwe versie uit waar gebruikers naartoe moeten upgraden om nieuwe updates en support te blijven ontvangen.

Hoe u hiermee omgaat, is vergelijkbaar met de keuzes die maakt als u een eigen auto heeft. Rijdt u hem op en koopt u dan een nieuwe? Of vervangt u hem elke twee of vier jaar? Het is een keuze. Bij bedrijfssoftware gaat het over een vergelijkbaar vraagstuk. Doet u netjes mee met elke update of niet? U kunt ook ieder jaar alles in één keer upgraden vanuit het idee ‘blijf ervan af als het werkt’. Je moet dan vaak wel hogere kosten voor lief nemen en meer ‘gedoe’ tijdens de migratie.

Ook updaten maatwerk bedrijfssoftware

Ook maatwerk software moet worden bijgewerkt om up-to-date te blijven. Maar daar verschijnen normaal gesproken geen updates van, tenzij je zelf de software aanpast of laat aanpassen. Dat is dus superstabiel en je bepaalt zelf wanneer de software wordt bijgewerkt. Veranderingen zijn dan meestal het gevolg van nieuwe functionele eisen vanuit de business, veranderende regelgeving (zoals de privacywetgeving AVG) of nieuwe verwachtingen van gebruikers. Maar vaak geldt ‘blijf ervan af als het werkt’. Met stabiliteit voor alles, want updates zorgen naast de oplossingen voor ontdekte problemen ook voor de kans op introductie van nieuwe problemen met de software.

En hier gaat het vaak mis. Maatwerk software krijgt niet de aandacht die het nodig heeft. Naast nieuwe functionele mogelijkheden moet deze software ook worden bijgehouden. Dus ook als de functionaliteiten gelijk blijven. Dat is echt niet alleen voorbehouden aan standaard software.

Software upgrades plannen en budgetteren

Het meest lastig voor organisaties zijn de upgrades. Hiermee dwingen leveranciers hun gebruikers soms om te upgraden om aanspraak te kunnen blijven maken op updates en ondersteuning. Ze doen dit (als het goed is) omdat ze de architectuur van de software hebben vervangen of deze sterk verbeterd hebben. Met een nieuwe ‘achterkant’ van de software die stabieler, sneller, veiliger en robuuster is. Dat vereist alleen wel migratie naar een nieuw platform.

Voor gebruikers zijn zulke migraties lastig en tijdrovend. Maar om de software up-to-date te houden, is dat wel noodzakelijk. Ook voor maatwerk software moet je deze upgrades voor de infrastructuur plannen en budgetteren. Doe je dat niet, dan eindig je met slecht onderhoudbare legacy software. Die is inflexibel en niet meer ‘van deze tijd’. Met als bittere eind een complete renovatie of herbouw van de software. En dat zorgt voor kosten en het onterechte imago van maatwerk software als ‘duur en inflexibel’.

Kies bewust, ook voor de consequenties

Waar kiest u voor? Houd er in ieder geval rekening mee dat ook maatwerk software regelmatig onderhouden moet worden. Doe je dat niet, dan krijg je exact hetzelfde als bij standaard software: na enkele jaren een dure en tijdrovende upgrade naar een nieuwe versie. Bij maatwerk software is dat dus herbouw of renovatie. Dus wordt het up-to-date blijven of rekt u de boel een aantal jaren om dan iets nieuws te bouwen? Kies bewust en draag de consequenties. Ook legacy software is een keuze. Een businesskeuze.