Volkers houdt van verpakkingen. Van A-merk tot huismerk: Volkers zorgt ervoor dat merkeigenaren en retailers grip houden op hun verpakkingsproces en grafische ontwerpen – het artwork. Van eerste concept tot drukklaar of online bestand, in vaktermen: van Design to Publish (D2P).
Maar hoe zorg je voor grip in de snel veranderende wereld van verbruiksartikelen? Hoe maak je opslag, beheer en raadpleging van grote grafische bestanden simpel en eenduidig voor je klanten? Dat doet Artwork Connect. Ontwikkeld samen met Ibuildings. Rudy van der Zee, Manager IT bij Volkers, vertelt erover.
Nieuwe portal voor beheer grafische data
Als gespecialiseerd D2P-bedrijf ondersteunt Volkers het grafische verpakkingsproces van klanten. Een complex proces, omdat grafische data uit veel verschillende onderdelen bestaat in terabytes aan aparte bestanden: beeld, tekst, logo’s, keurmerken, pdf’s, lagen, fonts. Bovendien veranderen verpakkingen snel en gelden steeds hogere eisen voor functionaliteit en veiligheid.
Rudy van der Zee: “Voor onze klanten gebruiken we een interne portal, maar we merkten dat ook andere bedrijven steeds meer behoefte hebben aan een platform waarop zij zelf hun merkuitingen en grafische bestanden kunnen bewaren en beheren. Daarom besloten we een digitale portal te ontwikkelen die tegemoet komt aan deze behoefte. De uitgangspunten? De portal moet simpel en eenduidig zijn; de gebruiker niet frustreren, maar helpen, sterker nog: een ‘wauw-beleving’ geven. Zo’n platform bestond nog niet.”
Kritisch en enthousiast
Volkers schreef een Request for Proposal uit. In een zorgvuldige afweging van de twee overgebleven leveranciers scoorde Ibuildings het hoogst. “Met nog relatief weinig informatie kwam Ibuildings met een passend voorstel voor een portal, waarin ze meteen al kritisch meedachten. Bijvoorbeeld over opslag, versiebeheer en uitbreidbaarheid. Ze kozen voor een flexibele techniek. En, heel sterk: ze gaven een inschatting op doorlooptijd voor het hele project; iets wat de andere partij niet aandurfde. Ze waren enthousiast: uit alles bleek dat ze het leuk en uitdagend vonden om de nieuwe artwork portal te bouwen met een project- en ontwikkelteam waar ook onze eigen developer als teamlid meewerkte,” vertelt Rudy van der Zee.
Eerst het fundament
Maar voordat er gebouwd kon worden – agile, met Scrum – ging Ibuildings met Volkers aan de slag om het project helder af te bakenen en een Minimal Viable Product (MVP) te definiëren. In verschillende brainstormsessies werden doelstellingen, uitgangspunten en het ‘wat, voor wie en waarom’ vastgelegd in heldere user story’s. Met story mapping bracht Ibuildings vervolgens samenhang in deze story’s, zodat er een eerste product backlog ontstond met functionaliteit.
Rudy van der Zee kijkt terug: “We hebben bewust genoeg tijd voor genomen voor deze sessies. Ze vormen het fundament van de applicatie en zijn nog steeds het ijkpunt waar ik regelmatig op terugval bij de doorontwikkeling: ‘wat zijn ook alweer de uitgangspunten?’”.
Story mapping brug tussen IT en business
Story mapping maakt het inzichtelijk dat een systeem ontwikkelen meer is dan zomaar functionaliteit bij elkaar zetten. Rudy van der Zee heeft de methodiek als bijzonder waardevol ervaren. “Story mapping bevordert het begrip tussen IT en de business. Elke vraag naar nieuwe functionaliteit wordt vertaald in een user story. Dan zie je al gauw dat een vraag die simpel lijkt, al snel kan leiden tot misschien wel zes verschillende story’s waar een developer acht uur per story aan werkt en waarom dat zo is. Deze manier van werken heeft absoluut bijgedragen aan meer draagkracht binnen de organisatie.”
Maximaal drie klikken
Met de design-fase afgerond was de weg vrij voor de ontwikkeling van de nieuwe portal. Dat werd Artwork Connect: het nieuwe, unieke digitale platform dat merkeigenaren en retailers autonomie geeft om zelf hun artwork-bestanden te managen. Gebouwd als een schaalbare SaaS-applicatie, waar wendbaarheid, efficiëntie en (data)veiligheid hand in hand gaan en gebruikers in maximaal drie klikken kunnen doen wat ze willen doen.
Rudy van der Zee: “Artwork Connect is een modern, toekomstgericht platform waarop klanten kunnen doorgroeien zonder dat ze aan een limiet zitten. Dat geldt zowel voor capaciteit als functionaliteit.”
Wauw-beleving
Met Artwork Connect biedt Volkers klanten grip om hun hele werkstroom van design tot print & publish te beheren vanuit één bron. Sommige beheren zelfs het hele D2P-proces, inclusief de communicatie ermee. Zo is Artwork Connect ook een manier om het proces bij de klant te optimaliseren. Rudy van der Zee ziet dat klanten worden verrast door de mogelijkheden, zelfs digibeten. “Je hoeft geen IT-kennis te hebben om de voordelen ervan te herkennen. Zoals laatst. De klant was eerst nog terughoudend, maar zag bij de demo al snel dat ze via een heldere interface precies kon doen wat ze wilde. En zelfs meer: ‘Wauw, kan dit ook?’ De applicatie overtuigt zichzelf!”
Meer dan een partner
Rudy van der Zee ziet in Ibuildings een partner die meedenkt, vooruitstrevend is en technisch hoogstaande oplossingen biedt; ook op beveiligingsgebied. “Zelfs meer dan een partner. Ik heb een perfecte ervaring met Ibuildings.
Ibuildings durft tegengas te geven en zelfs te adviseren om een bepaalde oplossing niet te doen, ook als ze daardoor zelf minder uren en omzet zouden maken. Dan ben je voor mij pas echt een waardevolle partij.”
Artwork Connect: de techniek
Artwork Connect is een applicatie die Event Driven is ontworpen en gerealiseerd. Het voordeel is dat alle relevante activiteiten in de applicatie worden opgeslagen en je dus altijd een traceerbare historie hebt. Hierdoor is het op elk moment mogelijk om terug te kijken naar een situatie uit het verleden en kun je eenvoudig allerlei statistieken opbouwen en analyses verrichten, zoals tijdspaden en rapportages.
De portal is een PHP-webapplicatie, gebouwd met behulp van het Laravel framework en een JavaScript frontend in Vue.js. Een ander kenmerk is dat de applicatie een geoptimaliseerde Elasticsearch zoekmachine heeft, waardoor alle informatie die is ingegeven ook heel eenvoudig maar vooral ook snel gevonden kan worden.